1.0 Latar Belakang Kajian

Perubahan pendidikan berlaku secara berterusan serta pesat di seluruh dunia kerana desakan perubahan keadaan sosioekonomi, politik serta pengaruh asing. Ekoran itu pendidikan negara turut berubah dengan pesat sebagai tindakbalas kepada perubahan sosioekonomi, politik dan budaya. Proses reformasi dan perubahan yang berlaku sememangnya memerlukan perubahan dan pengubahsuaian dari segi struktur organisasi, pengurusan, pentadbiran serta corak pentadbiran pendidikan supaya menjadikannya lebih efektif dalam menghadapi cabaran masa kini, supaya lebih efektif dalam mengurus dan mentadbir perubahan, agar sistem pendidikan lebih bertanggungjawab dan efisien. Mengikut Fullan (1982), guru besar adalah orang yang paling penting dalam membuat perubahan serta mengetuai pengurusan di sekolah kerana guru besar boleh dianggap sebagai goal-setter, advocator, initiator, communicator, suporter, coordinator, coach, evaluator, manager, information provider dan role model.
Mengikut Shahril (2000), guru besar adalah orang atau individu yang pertama atau utama yang membuat modifikasi dalam organisasi sekolah. Justeru itu beliau haruslah membuat penyesuaian serta perubahan dalam bidang tertentu agar ia sesuai dengan perubahan persekitaran supaya sekolah sebagai sebuah institusi sosial dapat terus hidup dan berfungsi.
Mengikut Harold J. Leavitt (Stoner, 1989), sesebuah organisasi boleh diubah dengan menukarkan tiga perkara iaitu struktur, teknologi dan manusia. Mengubah struktur organisasi melibatkan usaha-usaha menyusun semula sistem-sistem dalamannya seperti garisan-garisan komunikasi, hubungan pihak yang berkuasa, penyatuan mekanisma, darjah pemusatan dan merekabentuk semula tugas, aliran kerja atau hierarki pengurusannya. Perubahan ini perlu dilakukan apabila keadaan organisasi sudah tidak atau kurang berfungsi.
Sistem pentadbiran serta pengurusan pejabat juga turut mengalami perubahan yang memerlukan suatu sistem yang cekap serta bersistematik agar dapat membentuk kelicinan dan kecekapan kerja. Oleh itu dalam zaman millenium ini, kerajaan telah mengarahkan pihak pentadbiran awam mewujudkan satu sistem pengurusan yang efektif dan efisien yang menepati standard piawaian kualiti MS ISO 9000. Pencapaian sesebuah organisasi ke tahap yang telah ditetapkan bukan sahaja melibatkan aspek perkhidmatan yang diberikan serta hasilannya, malahan ia meliputi seluruh aspek operasinya.
Sistem kualiti ‘Total Quality Management’ (TQM) yang digunapakai masa kini adalah merupakan struktur organisasi, tanggungjawab, proses, sumber, serta prosedur-prosedur bagi melaksana serta mengawal pengurusan kualiti. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah antara program di dalam perkhidmatan kerajaan yang telah diperkenalkan bagi mencapai matlamat ini. Pendekatan ini telah berupaya meningkatkan keberkesanan dan keupayaan agensi-agensi serta sektor kerajaan dalam memberi perkhidmatan yang berkualiti kepada para pelanggannya.
Suatu sistem kualiti yang kemas dan lebih terancang amat perlu diwujudkan di sesebuah organisasi khususnya sekolah agar ianya akan dapat terus memenuhi matlamat ini. Pengwujudannya akan dapat melancar serta melicinkan semua tugasan, memudahkan pemantauan serta pengawalan, dan mengelakkan berlakunya penyelewangan. Sistem pengurusan dan pentadbiran pejabat yang efisien dapat mengurangkan penggunaan sumber, penggurangan kos dan memudahkan sistem pengawalan.
Menurut Akta Arkib Negara (AAN) Seksyen 2, iaitu sesebuah organisasi pentadbiran hendaklah memberikan penekanan terhadap dua aspek ini di dalam pengurusan dan pentadbirannya iaitu sistem fail dan penyimpanan serta penyelenggaraan rekod. Manakala Sergiovani (1982), berpendapat bahawa seseorang guru besar perlu memberikan bantuan kepada sub ordinatnya dalam menjalankan tugas rutin mereka dalam mencapai matlamat sekolah, dan antara tugas tersebut adalah pengurusan fail dan rekod. Maju, mundur dan gagalnya sesebuah organisasi sekolah dapat diukur melalui kebolehan serta keupayaan guru besar membawa organisasinya ke arah pencapaian matlamat yang telah dirangkakan. Kegagalannya selaku pemimpin organisasi sekolah boleh mengundang dan mewujudkan masalah dalam aspek pengurusan, antaranya ialah pentabiran, pengajaran dan pembelajaran, pengurusan panitia matapelajaran, dan pengurusan kokurikulum.
Menurut Jaafar Muhamad (1999), seseorang pengurus yang peka dan bertanggungjawab apabila perlunya berlaku perubahan akan menilai dan memastikan bahawa setiap perubahan yang direncanakan adalah tepat dan sesuai dengan masalah yang dihadapi. Melalui penyemakan dokumen yang berkaitan di sekolah ini adalah didapati bahawa pihak pentadbiran dan pengurusannya telah memastikan dokumen-dokumen yang memenuhi kehendak MS ISO 9000 didokumenkan dengan baik dan rapi, seperti perancangan tahunan dan sasaran kerja 2007, rancangan jangka pendek dan panjang, serta sistem fail panitia yang baik. Walau bagaimanapun masih terdapat mana-mana lompang serta ruang yang masih boleh dibuat penambahbaikkan bagi memastikan sistem yang didokong oleh sekolah ini akan terus mantap.